Een werkdag van Teunke Koelewijn, Office Manager bij Derks & Derks

8.15 uur: het is nog stil in het pand. In de vroege ochtend doe ik het licht aan in ons kantoor aan de Databankweg in Amersfoort. Zoals bijna iedere ochtend ben ik de eerste. Heerlijk om zo rustig in mijn eentje op te starten, de deuren te openen van de kantoren en alles klaar te maken voor de werkdag. Ik zorg dat de spreekkamers er netjes uitzien en voorzien zijn van kannen vers water en glazen, voor als mijn collega’s van Recruitment straks interviews hebben, of voor assessmentkandidaten.

Als alles klaarstaat start ik mijn computer op en pak ik een kop koffie. De dag is begonnen.
Langzaam druppelen er steeds meer collega’s binnen. Ik werk op het Office Management en ben samen met nog twee andere Office Managers het eerste gezicht van de organisatie.

Elke nieuwe werkdag als Office Manager bij Derks & Derks brengt weer nieuwe dingen. Het Office Management is de spil van het bedrijf. Ik vind het erg leuk om het eerste aanspreekpunt en gastvrouw te zijn, zowel voor collega’s als kandidaten. Ik hou ervan om met mensen in contact te zijn, ze te helpen en ondersteunen en de ‘glimlach’ van het bedrijf te zijn. Veel van mijn workload komt uit onze gezamenlijke mailbox, waarin o.a. mails van collega’s met verzoeken en cv’s van kandidaten binnenkomen. Met de andere Office Managers hebben we in de ochtend een korte dagstart, hierin bespreken we wat er voor die dag op de planning staat voor iedereen en wie wat doet.

Binnen het Office Management hebben we taken die we allemaal uitvoeren, zodat we elkaar ten alle tijden kunnen vervangen in vakanties of bij ziekte. Ook hebben we ieder onze eigen specialismen.
Zo doet een Office Manager ook werkzaamheden voor de financiële administratie. En een ander de back office van een van onze opleidingen. Eén van mijn taken is het plannen en begeleiden van assessments en clinics. In samenspraak met de Talent Development Consultants en Freelancers (zoals bijvoorbeeld acteurs), zorg ik ervoor dat een kandidaat wordt ingepland, voorzien wordt van de juiste informatie en ben ik test assistent gedurende de assessmentdag. Ik vind het prettig om een kandidaat op zijn/haar gemak te stellen en aanspreekpunt te zijn, tijdens de toch altijd wat spannende assessmentdag.

Inmiddels werk ik alweer 13 jaar met veel plezier bij Derks & Derks. Ik heb het bedrijf zien groeien en veranderen, van een kleine organisatie tot het grote, veelzijdige, professionele bedrijf van nu. In de loop der jaren heb ik best wat collega’s zien komen en gaan, maar de sfeer is altijd informeel en gezellig gebleven. Het hoort bij Derks & Derks dat we met elkaar kunnen lachen.
We lunchen altijd gezamenlijk en vieren samen onze successen. Verder organiseren we de nodige borrels, etentjes en activiteiten met elkaar. Ook organiseren we jaarlijks een beachvolleybal event voor onze relaties en ons eigen team. Een sportief en gezellig event.
Voor mij is het hoogtepunt het jaarlijkse kerstdiner in stijl. We sluiten dan ‘op sjiek’ onder het genot van een heerlijk diner en glas wijn het jaar af.
Vlak voor het kerstdiner wordt het ‘informele jaarverslag’ gepresenteerd, een presentatie met daarin alle gekke, leuke en opvallende dingen die op persoonlijk vlak bij collega’s en binnen Derks & Derks zijn voorgevallen. Sinds een paar jaar verzamel ik de foto’s en verhalen gedurende het jaar, om er aan het eind van het jaar een mooi geheel van te maken. Ik vind dit erg leuk om te doen.

Voor mij zijn een fijne samenwerking en teamwork heel belangrijk. Mijn collega’s zorgen voor een groot deel voor het plezier in mijn werk. Daarnaast is mijn baan enorm leuk vanwege de afwisseling. Van Clinics, Masterclasses en assessments plannen en organiseren, gasten ontvangen, telefoon beantwoorden, facilitaire zaken regelen, redigeren van teksten, agendabeheer, contacten met klanten, kandidaten en freelance collega’s: het hoort allemaal bij het vak van Office Manager bij Derks & Derks.

Elke dag komen er weer nieuwe dingen en mensen op mijn pad en leer ik! Daarom ben ik hier nog steeds niet uitgekeken en ben ik altijd blij om op mijn fiets richting ons kantoor op de Databankweg te gaan.

Teunke Koelewijn werkt al sinds oktober 2008 als Office Manager bij Derks & Derks.